Com o grande volume de dados nos dias atuais, contar com um plano de gestão e armazenamento de dados é fundamental para a gestão de riscos dentro de uma empresa.
Além disso, é importante para manter o setor financeiro saudável, visto que a ineficiência no gerenciamento de dados pode gerar uma série de adversidades, como vazamento de dados coletados.
Ou seja, dispor de um gerenciamento e armazenamento de dados eficientes é primordial para assegurar bons resultados aos negócios. Continue a leitura e saiba quais fatores avaliar na hora de elaborar o seu plano!
O Que é um Plano de Gestão e Armazenamento de Dados?
Gestão de dados pode ser conceituada como um conjunto de estratégias e ações praticadas dentro de um negócio, e que tem por finalidade coletar, administrar e aplicar todos os dados e informações retidos de forma eficiente.
Já o armazenamento de dados é um conjunto de métodos e ferramentas tecnológicas que visam classificar, organizar e guardar informações de um negócio.
Assim, um plano de gestão e armazenamento de dados pode ser definido como a formalização de um planejamento. Ou seja: estratégias, ações e métodos voltadas à administração e armazenagem adequada de dados.
Dentre os principais objetivos, podemos citar:
- Segurança dos dados;
- Administração adequada das informações;
- Organização adequadas dos dados;
- Acesso rápido aos dados quando necessário;
- Tomada de decisões assertivas;
- Elaboração de estratégias de negócios mais eficientes.
Como Estruturar um Plano de Gestão e Armazenamento de Dados?
Cada modelo de negócio possui especificidades distintas, desta forma a elaboração de um plano pode seguir caminhos diferentes. Sendo assim, existem algumas dicas para auxiliar na elaboração de um plano mais assertivo. Confira-as a seguir!
1 – Faça um Mapeamento dos Processos
Antes de mais nada, é fundamental fazer um levantamento de todos os processos executados dentro da empresa, para que seja possível compreender as necessidades e demandas reais.
Isso possibilita identificar o que é necessário incluir no plano para que a gestão e armazenamento sejam adequados e eficientes. Através do mapeamento, é possível entender como os processos são executados e compreender pontos falhos e que podem ser otimizados.
2 – Avalie o Nível de Segurança Necessário para sua Empresa
Um dos principais objetivos do plano de gestão e armazenamento de dados é garantir a segurança dos dados.
E para elaborar um plano adequado, é essencial compreender o nível de segurança de dados da sua empresa. Afinal, eles determinam a escolha dos servidores, sistemas de segurança e outros dispositivos necessários, para garantir uma gestão e armazenamento apropriados.
Um banco, por exemplo, lida com dados altamente confidenciais. Desta forma, necessita de um plano de segurança de dados específico.
Além disso, permite que os envolvidos tenham a consciência da importância de manter sigilo e confidencialidade dos dados aos quais tem acesso e a importância de seguir o plano elaborado pela empresa.
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3 – Defina o Volume de Armazenamento
O volume de dados armazenados também é um dos pontos que devem ser avaliados pela empresa, pois influenciam nas demandas de infraestrutura necessárias.
A escolha de softwares e servidores, por exemplo, são influenciados pelo volume de dados que serão armazenados.
O armazenamento em nuvem é um dos sistemas de armazenamento de dados utilizado nos dias atuais. E que permite ser personalizado conforme as necessidades de cada empresa.
Não levar em consideração o volume de informações armazenadas na hora da elaboração do plano de gestão e armazenamento de dados, pode acarretar no processamento lento e sobrecarga dos servidores, levando a ineficiência dos processos e até a sua interrupção.
4 – Determine as Responsabilidades
Para que um plano de gestão e armazenamento de dados seja colocado em prática e de forma efetiva, é fundamental que os colaboradores estejam envolvidos.
A participação das pessoas envolvidas nos processos executados permite uma visão mais detalhada do que é essencial para uma gestão assertiva.
Porém, para isso é preciso também delegar as responsabilidades de cada um, para que todos estejam cientes de suas atribuições e o plano seja executado de forma adequada.
5 – Delimite o Nível de Acesso dos Usuários
Além de delegar responsabilidades, a elaboração de um plano de gestão e armazenamento precisa delimitar o nível de acesso dos usuários aos dados.
Em uma empresa há dados de diferentes tipos, como informações de clientes, dados bancários, financeiros, dentre outros. Assim, para um gestão mais segura, é fundamental determinar a hierarquia de permissões evitando que informações importantes sejam acessadas por pessoas despreparadas.
Dessa forma, cada colaborador tem acesso somente ao que é necessário para a realização dos processos que é responsável.
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6 – Escolha Hardwares e Softwares Adequados
Hardware é o conjunto de componentes físicos que compõem um dispositivo. Alguns exemplos de hardwares são memória RAM, HDs, SSDs, monitores, mouses, entre outros elementos.
São elementos primordiais para o processamento e armazenamento de todas as informações da empresa, ou seja, sem hardware não é possível realizar a gestão e processamento de dados.
Contudo, para que um hardware funcione é necessário também um software. O software pode ser explicado como o programa responsável pela execução de todos os processos em um dispositivo. Ele é o responsável por dar os comandos necessários para que um hardware funcione adequadamente e desempenhe a sua função.
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7 – Inclua o Backup no Plano de Gestão e Armazenamento de Dados
Para garantir a gestão eficiente dos dados é necessário assegurar a segurança destes dados. E uma das maneiras de fazer isto, é realizar backups, que são cópias de segurança.
Isso garante uma proteção extra aos dados armazenados, em caso de adversidades, como por exemplo, ataques hackers. Desta forma, os softwares de backup devem ser incluídos no plano.
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8 – Selecione Equipamentos Adequados
Os dispositivos utilizados na empresa também devem ser considerados.
Equipamentos defasados, antigos e desatualizados não desempenham o seu papel de forma efetiva, acarretando no aumento dos riscos. Ou seja, reduzem a proteção dos dados, além de tornar os processos lentos.
Assim, para que todas as demais ações de gerenciamento e gestão de dados tenham sucesso é necessário que os dispositivos sejam escolhidos com cuidado.
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